يكتسي الاتصال أهمية بالغة ودوره الفعال في المؤسسة مهما كانت طبيعة نشاطها، فهي تحتاج دائما وباستمرار إلى وجود عملية اتصالية يتم من خلالها نقل واستقبال المعلومات سواء أكان ذلك في التواصل مع الجمهور الداخلي (البيئة الداخلية للمؤسسة) أو الجمهور الخارجي (البيئة الخارجية للمؤسسة)، ويعتمد النشاط الإداري للمؤسسات في ممارسة عملية الاتصال على الوسائل الكتابية والدعائم الورقية للحفاظ على آثار أعمالها وإضفاء الثقة والمصداقية في تعاملاتها، وذلك راجع لاعتبارات قانونية وتنظيمية متعارف عليها ضمن الأنظمة الإدارية المختلفة والتي تسمى ب "التحرير الإداري".